Privatlivspolitik

 

INTRODUKTION

Denne privatlivspolitik er udarbejdet med henblik på at hjælpe vores medlemmer til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvordan vi som dataansvarlig organisation anvender dem.

Vi vil gerne gøre det meget klart, at vi kun indhenter og behandler kun de oplysninger, som er nødvendige for at administrere dit medlemskab. Derudover har vi pligt til at opbevare oplysninger om din salgshistorik i henhold til vores retlige forpligtelse under bogføringsloven.

Vi ønsker naturligvis at efterleve ethvert ønske om anonymitet. Derfor er du altid velkommen til at kontakte Sekretariatet, hvis du ønsker at få rettet eller slettet dine personoplysninger i vores systemer.

 

KONTAKT

Spørgsmål og henvendelser vedrørende behandlingen af dine personoplysninger skal ske til Sekretariatet. Du kan henvende dig på telefon, mail, eller ved at møde op på vores adresse.

Telefon: 33 14 88 86
Mail: udenrigs@udenrigs.dk

Det Udenrigspolitiske Selskab
Amaliegade 40A
1256 København K

 

FORMÅLET MED BEHANDLINGEN

Når du melder dig ind i Det Udenrigspolitiske Selskab, beder vi om dit samtykke til at indsamle og behandle oplysninger om dig. Vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at administrere dit medlemskab.

 

OMFANG

Ved indmeldelse i Selskabet indhentes oplysninger om navn, adresse, mailadresse og fødselsdato eller -år. Når vi skal foretage faktureringen til en virksomhed indhentes desuden oplysninger om den pågældende virksomheds EAN-nummer.

Disse oplysninger er nødvendige for at kunne administrere medlemskabet, udsende invitationer til vores arrangementer per mail, udsende tidsskriftet Udenrigs per post og gennemføre kontingentopkrævninger. Information om fødselsdato eller -år er nødvendigt for at kunne administrere vores tilbud om medlemskab af DUS U35.

I forbindelse med medlemskab registrerer vi desuden ind- og udmeldelsesdato, medlemsstatus, eventuelle tillidsposter i Selskabet, kontingenttype og betalingshistorik.

Ved tilmelding til Selskabets arrangementer, indhentes oplysninger om navn, mailadresse, tilknytning til Selskabet samt navn på evt. gæst.

Ved deltagelse i Selskabets arrangementer tages der til tider billeder og videoer til brug på vores hjemmeside og de sociale medier.

Ved deltagelse i Selskabets studieture kan vi desuden bede om pasoplysninger, såfremt rejsemålet kræver det. Pasoplysningerne slettes straks efter rejsens afslutning.

 

LOVLIGHED

Vi behandler kun persondata om dig efter forud angivne formål. Inden vi foretager behandlingen, indhenter vi dit samtykke. Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til Sekretariatet.

I enkelte tilfælde baserer vi behandlingen af dine personoplysninger på andet lovligt grundlag end samtykke. Dette gælder f. eks. din salgshistorik, som vi opbevarer i fem år fra udløbet af det regnskabsår, som salgshistorikken vedrører, i henhold til vores retlige forpligtelse under bogføringsloven.

 

DINE RETTIGHEDER

Når Det Udenrigspolitiske Selskab indhenter oplysninger om dig, har du ret til at:

  • modtage oplysning om behandling af dine personoplysninger.
  • få indsigt i dine personoplysninger.
  • få oplysninger, der er vildledende eller urigtige, rettet.
  • få dine personoplysninger slettet.
  • gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes i direkte markedsføring.
  • flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).                                            
  • tilbagekalde dit samtykke.

Alle ovenstående rettigheder håndteres ved at rette henvendelse til Sekretariatet.

 

OPBEVARINGSPERIODE

Vi sletter eller anonymiserer dine personoplysninger, så snart de ikke længere har nogen relevans. Når vi anonymiserer dine oplysninger gør vi det af statistiske årsager, herunder for at kunne redegøre for relevansen og opretholdelsen af vores tilbud.

Dog er vi forpligtet til at opbevare oplysninger om din salgshistorik i minimum året ud plus fem år i henhold til bogføringsloven.

 

SAMARBEJDSPARTNERE OG UNDERLEVERANDØRER

Vi opbevarer data i henholdsvis Dropbox, E-conomic, FileMaker, Google, MailChimp, Nets, Outlook og WordPress.

Det Udenrigspolitiske Selskab har indgået databeskyttelsesaftaler med de relevante underleverandører. Aftalerne sikrer, at vores underleverandører behandler din data i

overensstemmelse med gældende lovgivning og Det Udenrigspolitiske Selskabs privatlivspolitik.

Ved deltagelse i Selskabets arrangementer kan der i sjældne tilfælde være behov for at dele dine oplysninger med vores samarbejdspartnere af sikkerhedsmæssige årsager. Dette gør sig f. eks. gældende ved vores årlige arrangement med Udenrigsministeren. Du kan se vores samarbejdspartnere for hvert enkelt arrangement i vores begivenhedskalender på hjemmesiden.

 

INFORMATIONSSIKKERHED

Vi har interne regler og procedurer for informationssikkerhed, herunder en it-beredskabsplan, der indeholder instrukser og foranstaltninger mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata.

Vi har desuden indgået databehandleraftaler med de samarbejdspartnere og underleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, og som har servere uden for EU.

 

COOKIES

Når du besøger www.udenrigs.dk, anvender vi cookies. Cookies er små tekstfiler, der lægges på din maskine for at hjælpe os med at give dig en bedre oplevelse, når du besøger vores hjemmeside.

Vi bruger cookies til at genkende dig og til at levere anonyme data til tredjepartsapplikationer, såsom Google Analytics.

Såfremt du ikke ønsker at modtage cookies, kan du afvise dem. Du afviser cookies ved at klikke ”Afvis” i det cookie-banner, der dukker op, når du tilgår hjemmesiden.

 

KLAGER

Husk at du altid er velkommen til at kontakte Sekretariatet, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende vores behandling af dine personoplysninger.

Er du utilfreds med vores håndtering af dine personoplysninger, har du ret til at klage til Datatilsynet. Det er en uafhængig myndighed, der fører tilsyn med overholdelse af persondataforordningen. Du kan klage til Datatilsynet via dette link: https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/